Büro- und Firmenumzüge, nationale und internationale Standortwechsel
Hier finden Sie professionelle Unterstützung bei allen Formen von Firmenumzügen und Betriebsverlegungen
In Zeiten von Veränderungen wie Corona oder dem Brexit mit globalem Auswirkungen passen sich Unternehmen durch Betriebsverlegungen und Betriebsneugründungen (Establishing-Projekte) auf nationaler oder internationaler Ebene an. Dabei müssen nicht nur bewegliche Dinge wie Büroeinrichtung oder IT bewegt werden, sondern vor allem auch Menschen. Wo national der Support beim Umzug und der Wohnungssuche reicht, sind international ganz andere Aspekte gefragt, z.B. Visa- und Aufenthaltsrecht, Vergütung und Anreizsysteme, Arbeits- und Sozialrecht, Budgeting und Kostenmanagement, Steuern, Sicherheit und Gesundheit, Beschaffung und Einkauf und einiges mehr.
Ein Firmenumzug, eine Betriebsverlegung oder ein Establishing-Projekt ist oft eine Mammutaufgabe mit hoher Komplexität. Die folgenden Aufgaben und Probleme können sich stellen:
- Findung einer neuen Firmenimmobilie und Aufgabe der alten Räumlichkeiten
- Umzugsmanagement für bewegliche Güter und Sachen, z.B. Büro, IT, Lager, Fertigungsanlagen, etc.
- Vermeidung von Betriebsunterbrechungen während des Standortwechsels
- Erfüllung gesetzlicher Auflagen, z.B. Arbeits- und Sozialrecht, betriebliche Mitbestimmung, etc.
- Bewahrung des humanen Kapitals, d.h. Schaffung von Anreizsysteme und Maßnahmen zur Abfederung von Härten, damit möglichst viele Mitarbeiter folgen. Ggf. werden international Mitarbeiter zunächst nur entsendet
- Sprachliche und interkulturelle Vorbereitung bei internationalen Standortwechseln
Bei nationalen Standortwechseln, die durch Zusammenlegung von Abteilungen oder Funktionsbereichen Redundanzen beseitigen und die Effizienz steigern sollen, kann der menschliche Aspekt zu einem „Brain-Drain“ führen, weil fest an einem Standort verwurzelte Führungs- und Fachkräfte nicht umziehen wollen und sich einen neuen Arbeitgeber suchen. Behutsam müssen hier die richtigen Voraussetzungen geschaffen werden, z.B.:
- Orientierungstouren am neuen Standort
- Unterstützung beim Departure am bisherigen Lebensmittelpunkt und beim Settling-in am neuen Standort
- Professioneller Support bei der Suche nach Wohnraum (Miete, Kauf)
- Ausgleich von Differenzen bei den Kosten für Lebenshaltung und Mietkosten
- Spezielle Unterstützung für Familien, z.B. bei der Suche nach geeigneten Schulen und Kindertagesstätten
- „Umzug auf Probe“, d.h. nur der Arbeitnehmer zieht um und pendelt bis zur endgültigen Umzugsentscheidung
Standortwechsel und Establishing bringen Probleme mit sich, mit denen die betroffenen Unternehmen selbst nicht selten überfordert sind. Es müssen Duzende von Dienstleistern und Spezialisten im Rahmen eines professionellen Umzugsmanagements koordiniert zusammenarbeiten, um einen Standortwechsel erfolgreich zu planen, durchzuführen und abzuschließen.
Die Service-List zeigt die vielen Beratungs-Module für einen Büroumzug und Standortwechsel, mit denen ein Unternehmen schnell die nötigen Informationen sammeln und das Projekt mit externer Unterstützung starten kann:
Service-Liste betrieblicher Standortwechsel
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Global Mobility ist mehr als nur ein Wort
„Firmenumzüge sind immer eine besondere Herausforderung. Wenn Betriebe oder Betriebsteile über Ländergrenzen hinweg umzuziehen, potenziert das in der Regel den Schwierigkeitsgrad und erfordert spezielle Global Relocation Management Tools. Aber schon innerhalb Deutschlands kann externe Unterstützung hilfreich sein.
Umzugsunternehmen bieten i.d.R. nur den Firmenumzug an, jedoch lassen sie einen bei vielen anderen Aspekten gänzlich allein. So muss man sich um die neue und alte Firmenimmobilie oft selbst kümmern und auch die Relocation-Betreuung der Mitarbeiter, die bei einem Umzug in eine andere Stadt oder Region mitziehen wollen und auf Wohnungssuche gehen, muss man in andere Hände legen.
Ganz schnell kommen sehr viele Puzzle-Teile zusammen und das ganze kann unübersichtlich werden. Damit das Chaos beim Firmenumzug keine Chance hat, unterstützen wir Sie mit professionellem Umzugsmanagement von den ersten Planungsschritten an.
Je nach Bedarf sind wir und die Unternehmen aus unserem Kompetenz-Netzwerk bundesweit bei der Umsetzung im Projekt-Management tätig. Oder wir kümmern uns um den optimalen Einkauf von Fremdleistungen und halten Ihnen den Rücken frei. Denn trotz Umzug gilt ja für das Tagesgeschäft: The show must go on!“
Downloads zum Thema Firmenumzüge
Firmenumzug Checkliste: Ein Duzend Mitteilungen sind für die Sitz- und Betriebsverlegung in Deutschland notwendig
1. Gewerbeamt: Man muss bei einem Firmenumzug das Gewerbe am alten Standort abmelden und beim zuständigen Gewerbeamt des neuen Sitzes anmelden
2. Handelsregister: Die Sitzänderung muss nach dem tatsächlichen Umzug in notariell beglaubigter Form beim bisher zuständigen Registergericht anmeldet werden, soweit die Rechtsform die Eintragung ins HR vorschreibt
3. Finanzamt: Das zuständige Finanzamt muss zeitnah informiert werden. Nach der Abgabe zum neuen Finanzamt kommt es zu einer Änderung der Steuernummer. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bleibt jedoch bestehen
4. Sozialversicherung: Den Krankenkassen und den Einzugsstellen der Sozialversicherungsbeiträge sollte man die neue Betriebsanschrift umgehend mitteilen
5. Berufsgenossenschaft: Der Träger der gesetzlichen Unfallversicherung benötigt die neue Adresse ebenfalls
6. IHK: Gesetzlich erfolgt ein Zugehörigkeitswechsel zur IHK im neuen Bezirk. Auch wenn die Gewerbeämter die IHK über Umzug / Sitzverlegung informieren, sollte man dies zeitnah selbst erledigen
7. Agentur für Arbeit: Arbeitgeber müssen gem. § 5 Abs. 5 DEÜV alle Änderungen der Betriebsdaten dem Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit mitteilen. Auch ein Büroumzug kann bereits eine Betriebsverlagerung sein, selbst wenn nicht das ganze Unternehmen umzieht. Bei neuen Betriebsstätten muss eine neue Betriebsnummer beantragt werden
8. Steuerberater und Rechtsanwälte: Eine entsprechende Information an die Berater des Hauses ist für die Wahrung der Interessen des Unternehmens von Bedeutung
9. Banken und Versicherungen: Hausbank und Versicherungen sollte man am besten schon vor der Sitzverlegung oder dem Umzug informieren
10. Geschäftspapiere und Impressum der Website: Die Pflichtangaben müssen angepasst werden, denn Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer gehören dazu. Zur Website siehe § 5 Abs. 1 Nr. 1 Telemediengesetz (TMG)
11. Rundfunkbeitrag: Gem. §§ 6 ff. Rundfunkbeitragsstaatsvertrag ist es verpflichtend, die geänderte Anschrift der Betriebsstätte dem Beitragsservice des öffentlich-rechtlichen Rundfunks mitzuteilen
12. Kraftfahrzeuge: § 13 Abs. 1 Nr. 1 FZV bestimmt, dass Änderungen der Anschrift des Fahrzeughalters der Zulassungsbehörde unverzüglich aufzugeben sind. Die Ummeldung erfolgt im neuen Zulassungsbezirk
Irrtum und Änderungen vorbehalten. Stand: Herbst 2020
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