Neue Informationspflichten für Arbeitgeber ab 2026: Was sich bei der Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen ändert

Ab dem 1. Januar 2026 treten für deutsche Arbeitgeber neue gesetzliche Informationspflichten in Kraft, wenn sie Arbeitskräfte aus sogenannten Drittstaaten beschäftigen. Ziel der Neuregelung ist es, ausländische Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer besser vor Ausbeutung und Benachteiligung zu schützen und ihnen frühzeitig Zugang zu unabhängiger Beratung zu ermöglichen.

Wen betrifft die neue Regelung?

Die Informationspflicht greift immer dann, wenn mehrere Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sind. Dazu zählen insbesondere Fälle, in denen

• der Arbeitgeber seinen Sitz in Deutschland hat,

• ein Arbeitsvertrag zur Tätigkeit in Deutschland geschlossen wird (befristet oder unbefristet), und

• die betreffende Person zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses noch im Ausland lebt.

Nicht erfasst sind dagegen Konstellationen, in denen das Arbeitsverhältnis bereits vor dem 1. Januar 2026 bestand, der Arbeitgeber keinen Sitz in Deutschland hat (z. B. bei Entsendungen ohne deutschen Arbeitsvertrag) oder die Arbeitsleistung nicht in Deutschland erbracht wird. Auch wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bereits in Deutschland lebt, entfällt die neue Pflicht.

Besondere Ausnahmen gelten zudem bei bestimmten Formen der grenzüberschreitenden Arbeitsvermittlung, für die bereits andere Informationsregelungen bestehen.

Praktische Umsetzung im Unternehmen

Für viele Unternehmen bedeutet die neue Regelung vor allem organisatorischen Anpassungsbedarf. Empfehlenswert ist es, die internen Prozesse zur Einstellung internationaler Mitarbeitender zu überprüfen und um einen festen Informationsschritt zu ergänzen. In der Praxis kann es sinnvoll sein, ein standardisiertes Merkblatt zu erstellen und dieses allen relevanten Arbeitsverträgen beizufügen.

Um den administrativen Aufwand gering zu halten, kann es zudem zweckmäßig sein, nicht nur in den gesetzlich zwingenden Fällen zu informieren, sondern grundsätzlich alle Drittstaatsangehörigen – oder sogar alle nicht-deutschen Mitarbeitenden – auf das Beratungsangebot hinzuweisen. So lassen sich Einzelfallprüfungen und mögliche Fehler vermeiden.

Keine Sanktionen – aber klare Erwartungen

Zwar sieht das Aufenthaltsrecht aktuell keine unmittelbaren Sanktionen für Arbeitgeber vor, wenn die Informationspflicht nicht erfüllt wird. Dennoch ist davon auszugehen, dass die Einhaltung der Regelung künftig stärker in den Fokus rücken wird – nicht zuletzt im Rahmen von Prüfungen oder arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen.

Arbeitgeber sind daher gut beraten, sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen einzustellen und die Informationspflicht als festen Bestandteil eines fairen und transparenten Onboardings internationaler Fachkräfte zu verstehen.

Fazit von Anders Consulting Relocation Service

Mit Verlaub: Was für ein Blödsinn. Eine Aufklärung über die Lebensumstände und Arbeitsbedingungen, die ausländische Fachkräfte in Deutschland erwarten, sollte erfolgen, bevor überhaupt ein Arbeitsvertrag geschlossen wird. Wie oft erleben wir es in der Praxis, dass niemand den Spezialisten aus dem Ausland rechtzeitig erklärt hat, wie hoch die Steuern, wie schlecht das Bildungssystem, wie marode die Infrastruktur und wie extrem hoch die Mieten sind. Nur würde dann gar keiner mehr nach Deutschland kommen wollen…