Der große Report: Relocation und Entsendung von Deutschland ins Ausland

DER GROSSE RELOCATION-REPORT: RELOCATIONS VON DEUTSCHLAND INS AUSLAND

In diesem umfassenden Experten-Report stellen wir ausführlich und verständlich dar, was man als Arbeitgeber oder Arbeitnehmer unbedingt über Entsendungen und Relocations von Deutschland ins Ausland wissen sollte.

Ergänzt wird diese sehr umfassende Darstellung der Relocation-Profis von Anders Consulting Relocation Service durch zahlreiche Tipps und Links. Eine E-Book-Version ist in Vorbereitung.

Der große Relocation-Report “von Deutschland ins Ausland” gliedert sich in vier Teile, die Sie auch direkt anklicken können:

Abschnitt 1: Departure in Deutschland

Abschnitt 2: Entsendungen planen und durchführen

Abschnitt 3: Arbeits- und Business Visa

Abschnitt 4: Relocation-Services am Zielort

ABSCHNITT 1: DEPARTURE IN DEUTSCHLAND

Entsendungen in das Ausland beginnen in der Regel mit einer Projektplanung des Arbeitgebers, anlassbezogen einen Arbeitnehmer ins Ausland zu schicken, um ein bestimmtes Unternehmensziel zu erreichen. Der Arbeitgeber ist entweder die deutsche Tochterfirma eines Unternehmens im Ausland (z.B. ein internationaler Konzern), er ist ein deutsches Unternehmen mit Auslandsfilialen oder Tochtergesellschaften oder ein Unternehmen, das erstmals in das Ausland expandiert und dies auch personell untermauern möchte. Längst sind dies nicht mehr nur Großunternehmen, sondern zunehmend auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU).

Wesentlich seltener geht die Initiative für einen Auslandseinsatz vom Arbeitnehmer aus. Wenn ein solcher Fall auftritt, dann wird meist ein Arbeitgeberwechsel als Sprungbrett für den Gang ins Ausland benutzt, was nicht unproblematisch ist, weil eine Entsendung direkt nach Einstellung sehr problematisch bis unmöglich ist.

Die Gründe für die Entsendung können ganz unterschiedlicher Natur sein, z.B.

  • Durchführung eines Projekts im Ausland, z.B. bei eines Werklieferungsvertrags oder für Montage- und Wartungsarbeiten. Das ist der Entsendungs-Klassiker
  • Arbeitnehmer sollen in einer Auslandniederlassung Erfahrungen sammeln und dann zurückkehren, z.B. in der Führungskräfteentwicklung
  • Im Ausland werden spezielle Fertigkeiten oder Management-Kapazitäten benötigt, die einen zeitweisen Transfer eines qualifizierten Beschäftigten oder einer Führungskraft erfordern
  • Klassische Trainings und Intra-Company-Transfers (ICT) für den Wissenstransfer im Unternehmen
  • Führung, Steuerung und Kontrolle ausländischer Gesellschaften, z.B. durch Entsendung von Organen und Spitzenmanagement

In größeren Unternehmen werden die Bedingungen für Entsendungen in einer Entsenderichtlinie geregelt. So haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen guten Überblick, was die Regeln und Konditionen für eine Entsendung sind. In einer guten Entsenderichtlinie sind auch die Erfordernisse der betrieblichen Mitbestimmung berücksichtigt.

Die Entsenderichtlinie gibt bereits sehr gute Informationen über die Entsendekultur eines Unternehmens, denn man kann hier nicht nur die Konditionen für den Gang ins Ausland ablesen, sondern vor allem auch die Bedeutung der späteren Repatriation und Wiedereingliederung im Heimatland. Auch KMUs, die mehr als drei Entsendungen planen, sind mit der Ausarbeitung einer Entsenderichtlinie gut bedient, weil Vertragswerke hierauf direkt Bezug nehmen können, was externe Beratung im Einzelfall reduziert und von Anfang an Standards setzt, die die Entsendebereitschaft von Mitarbeitern zu steigern vermögen.

Die Wiedereingliederung im Rahmen der Repatriation ist der am häufigsten unterschätzte Punkt einer Entsendung. Da ein sehr großer Teil der Zielsetzungen einer Entsendung sich auch um die persönliche und fachliche Entwicklung spezieller Mitarbeiter dreht, muss dem Unternehmen daran gelegen sein, den Mitarbeiter nach der Rückkehr im Unternehmen zu halten. Selbst wenn die Personalentwicklung bei der Entsendung nicht primär im Vordergrund steht, so handelt es sich bei Mitarbeitern mit Auslandserfahrung um besonders wertvolles Personal, dessen Gang zur Konkurrenz dem Unternehmen schaden würde.

Daher muss vor der Vereinbarung über eine Entsendung detailliert geklärt und festgelegt werden, wie es karrieremäßig für den Mitarbeiter nach der Rückkehr weitergeht und wie die Wiedereingliederung in den Betrieb und in das Privatleben vom Arbeitgeber unterstützt werden. Doch gerade bei unerfahrenen Unternehmen und KMUs wird der Aspekt der Wiedereingliederung sträflich vernachlässigt. Nicht selten kommt es dann zu Situationen, in denen nicht nur die Ziele der Entsendung nicht voll erreicht wurden, sondern am Ende noch die Kündigung des Mitarbeiters droht. Der Schaden an Humankapital kann dann sehr groß werden. Da Entsendungen insgesamt mit zunehmenden Risiken verbunden sind, sollte man auch diese Aspekte nicht unterschätzen.

Auch Mitarbeiter, die zu Heimatland-Konditionen in Billiglohnländer entsandt werden, können extrem frustriert sein, wenn sie feststellen, dass sie sich nach Deutschland zurückgekehrt, den Lebensstil während der Entsendung nicht mehr leisten können. Daher spielen Compensation + Benefits und deren geschickte Gestaltung während und nach der Entsendung eine große Rolle.

Departure-Services

Die Vorbereitung des Auslandsaufenthalts, der Umzug und die anderen Erfordernisse vor Abreise werden durch Relocation-Services abgedeckt, die meist als Departure-Services oder „Good-Bye-Paket“ bezeichnet werden. Trotz hoffentlich vorhandener Vorfreude auf den Auslandsaufenthalt und die Zeit der Entsendung werden die notwendigen, praktischen Schritte neben der Visa-Beschaffung oft vernachlässigt. Hier wird oft unnötig wertvolle Motivation des entsandten Mitarbeiters und seiner Begleitpersonen vernichtet.

Am Ende der Entsendung stehen die gleichen Departure-Services wiederum auf der Situation und Rechtslage des Gastland basierend zur Verfügung, um die Zelte im Ausland wieder abzubrechen und nach Deutschland zurückzukehren oder in ein drittes Land entsendet zu werden.

Tipp: Wenn Sie Mitarbeitern, die Sie auf Entsendung schicken, ohnehin die Unterstützung einer Relocation-Agentur zur Verfügung stellen wollen, dann prüfen Sie nicht nur die typischen Destination-Services im Ausland, sondern auch das Departure und die Visa-Beschaffung. So entsteht ein homogener Prozess, der viele Risiken ausschließt.

Mietvertrag und Verträge kündigen

Sollten Sie sich entschließen, Ihre Wohnung während einer Entsendung aufzugeben, sollte wegen der Kündigungsfristen zuerst an die Kündigung des Mietvertrages gedacht werden. Unbefristete Mietverträge können i.d.R. mit drei Monaten Kündigungsfrist beendet werden. Aber Vorsicht, wenn Befristungen vorliegen oder noch ein Kündigungsausschluss beachtet werden muss. Der freiwillige Gang in Ausland führt nicht zu einem Sonderkündigungsrecht. Und zwangsweise kann niemand auf Entsendung geschickt werden, da dies durch das Direktionsrecht des Arbeitgebers nicht abgedeckt ist. Als Relocation-Service prüfen wir den Mietvertrag und leiten dann eine wirksame Kündigung in die Wege.

Daneben beenden wir in Vollmacht auf Wunsch auch die anderen privaten Verträge. Da sammelt sich im Laufe der Jahre einiges an. Nicht nur Versorger wie Strom und Gas, sondern auch Internet, Rundfunkgebühr und Handyverträge sollen beendet werden, gar nicht zu reden von Mitgliedschaften, Versicherungen, Abos und dergl. Damit spart man sich jede Menge Papierkram und die Unsicherheit, sich eventuell noch aus dem Ausland um diese Dinge kümmern zu müssen.

Auch die Vorbereitung und Durchführung der Schließung eines Bankkontos übernimmt der Relocation-Dienstleister. Hier ist vor allem das Timing entscheidend, damit eingehende Zahlungen, z.B. die eingehende Mietsicherheit verbucht werden können, aber auch offene Verbindlichkeiten noch erfüllt werden. Sonst drohen bei Rückkehr u.U. Mahnbescheide und Anwaltskosten. Wenn kein Gehalt mehr eingeht, sollte man sich überlegen, wie man mit dem Konto verfährt, sonst laufen nach einigen Jahren enorme Beträge für Kontoführung auf.

Renovierung der Wohnung und Rückgabe an den Vermieter

In Deutschland gibt es viele Regelungen, Gesetze und gesprochenes Recht betreffend die Wirksamkeit von vertraglichen Paragrafen für die Renovierung und Rückgabe einer Mietimmobilie. Als Relocation-Service haben wir umfangreiche, langjährige Erfahrung auf dem Gebiet und helfen Ihnen, Ihren wahren Verpflichtungen nachzukommen und alles für die Rückgabe der Wohnung Erforderliche zu tun, so dass am Ende eine vertragsgerechte Rückgabe erfolgt, die nicht mehr kostet als sie unbedingt muss. Unberechtigte Forderungen von Vermietern, die leider an der Tagesordnung sind, wehren wir ab. Wo nötig kümmern wir uns auch um Mediation oder die Abgabe an den Mieterverein, bzw. einen Anwalt, wenn keine andere Lösung erzielt werden kann.

Die mühsame und lästige Koordination von Malerarbeiten, Reparaturen, Renovierung, Müllentsorgung und der Endreinigung nehmen wir Ihnen auch ab. Zudem wird das Ergebnis der erfolgreichen Wohnungsrückgabe in einem Rückgabeprotokoll rechtswirksam niedergelegt, so dass Sie entspannt und ohne Furcht vor lästigen Konflikten abreisen können. Gern kümmern wir uns im Anschluss darum, dass die hinterlegte Kaution ordnungsgemäß abgerechnet und die verbleibenden Beträge zurückerstattet werden. Falls Sie früher abreisen möchten, können diese Schritte auch in Vollmacht erledigt werden.

Umzug

Die Einholung von Angeboten für den Umzug des Haushalts gehört ebenfalls zum Dienstleistungsportfolio einer Relocation-Agentur wie Anders Consulting. Billiganbieter sind nicht erste Wahl, sondern Zuverlässigkeit und ein faires Preis-/Leistungsverhältnis stehen im Vordergrund. Zu den Aufgaben gehört also das Einholen seriöser Angebote für den Umzug, die Lagerung, Verzollung, Versicherung und dergl. Ob es sich um einen einfachen Umzug handelt, oder ob Pkws, Wohnmobile, Turnierpferde, Weinsammlungen oder andere spezielle Schätze zu transportieren sind, spielt keine Rolle.

Was immer Sie also mitnehmen möchten, wir machen es möglich und kümmern uns am Zielort auch wiederum um die Formalitäten und notwendigen Schritte wie z.B. die Einholung von Genehmigungen, Versicherung, Aufbau und Montage, Zulassung – oder was auch immer. Wenn wir Ihnen bei der Immobiliensuche am Zielort helfen dürfen, dann kennen wir bereits fast alle Parameter und können für einen reibungslosen Ablauf des gesamten Umzugs aus einer Hand sorgen.

Tipp: Gern werden sprachliches und interkulturelles Training vor der Abreise vernachlässigt. Visabeschaffung, interne Prozesse und Abreise beschäftigen alle Beteiligten so stark, dass dafür oft keine Zeit bleibt. Dabei sind interkulturelle und sprachliche Vorbereitung vor der Abreise oft effektiver als im Gastland. Dort angekommen, wird es noch hektischer, weil alles ungewohnt und neu ist. Viele erleben einen Kulturschock. Oft ergeben sich die ersten Schwierigkeiten, bevor überhaupt Zeit für Spracherwerb oder interkulturelles Lernen ist. Und dann ist es leider oft schon zu spät.

Tipp: Wir vermitteln Ihnen in Deutschland und im Ausland die Sprachkompetenz, die Sie brauchen. Ob Privatlehrer, kleine oder große Gruppe, ob externe oder interne Schulung, unsere Relocation-Scouts suchen und finden das, was Sie benötigen, da wo Sie es brauchen, in Deutschland und überall auf der Welt. Verfügbare Sprachen: Englisch, Deutsch, Portugiesisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Schwedisch, Norwegisch, Finnisch, Urdu, Polnisch, Tagalog, Afrikaans, Amharisch, Zulu, Japanisch, Mandarin und Russisch. Auf Anfrage viele weitere Sprachen.

ABSCHNITT 2: ENTSENDUNG PLANEN UND DURCHFÜHREN

Wie in Abschnitt 1 schon ausgeführt, sind Entsendungen recht komplexe Vorgänge, die gute Planung, sachkundige Umsetzung und sorgfältiges Controlling voraussetzen, wenn die Ziele erreicht werden sollen. Das Risiko, Mitarbeiter zu verlieren, Expansionsziele nicht zu erreichen oder gegen eigene Compliance-Regeln und Gesetze im Ausland zu verstoßen, sind nicht klein und schlagen sich letztlich in finanziell bewertbaren Größenordnungen nieder, die leicht pro Fall bei 6-stelligen und in Ausnahmefällen auch mal bei 7-stellingen Beträgen liegen können. Alles im ersten Anlauf richtig zu machen, ist also entscheidend.

Am häufigsten sorgen kulturelle Konflikte zwischen in- und ausländischem Personal für Probleme bei Entsendungen. Ausländische Manager verstehen die Kultur nicht, werden als arrogant empfunden und legen unpassende Führungsstile an den Tag. Diese Probleme werden durch mangelnde Sprachkenntnisse noch verstärkt und führen oft auch in den unteren Hierarchieebenen zu Konflikten zwischen Expats und Locals. Die Lebensumstände im Gastland sind dagegen seltener Anlass für Unzufriedenheit oder ein vorzeitiges Aus der Entsendung. Gern entzünden sich hartnäckige Konflikte auch an der Bezahlung, wenn sich Expats und Locals vergleichen, besonders in Niedriglohnländern.

Compensation + Benefits

Stets werden neben der allgemeinen Karriereplanung für einen Mitarbeiter die Bezahlung, Benefits und Zulagen, d.h. die finanziellen Anreize eine große Rolle spielen, wenn er sich entscheidet, für seinen Arbeitgeber ins Ausland zu gehen. Hat der angehende Expatriate, wie man die auf Zeit „expatriierten“ Mitarbeiter auch gern nennt, eine Familie kommt dem finanziellen Paket besondere Bedeutung zu, denn oft steigen die Kosten für die Familie im Ausland überproportional, z.B. weil das bisherige zweite Einkommen des Partners entfällt oder weil im Ausland teure Privatschulen für die Kinder bezahlt werden müssen.

Daher müssen vor allem höhere Kosten und Kaufkraftunterschiede zwischen Heimatland und Gastland optimal justiert werden. Damit das Paket nicht zum Bumerang wird, spielen hier auch steuerliche Aspekte eine große Rolle. In steuerlicher Hinsicht sollten Spielräume genutzt werden, die sich aus dem internationalen Steuerrecht ergeben. Außerdem sind je nach Zielland Zulagen für Miete, Heimflüge, Gesundheit, Sicherheit u.v.m. erforderlich.

Oft entscheiden sich Arbeitgeber, die verschiedenen Kostenarten zu vereinheitlichen, indem unter Berücksichtigung steuerlicher Effekte alles mit dem Gehalt während der Entsendung abgegolten ist und nur leistungsbezogene Bonuszahlungen bei Zielerreichung hinzukommen. Bei solchen Paketen sollte sich auch der Arbeitnehmer zuvor davon überzeugen, dass ihm dies zum Vorteil gereicht. Er sollte sich vergewissern, dass die Risiken, z.B. für Steuern und Behandlungen bei Krankheit oder Unfall stets durch den Arbeitgeber direkt ausgeglichen werden und man nicht selbst im Ausland haftet.

In den letzten 10 Jahren gibt es einen klaren Trend, dass die Benefits und Erschwerniszulagen stark zurückgehen. Arbeitgeber gehen davon aus, dass Arbeitnehmer Auslandserfahrung sammeln wollen und nicht mit teuren Geschenken dazu erst überredet werden müssen. Das entspannt auch das latente Problem, dass lokale Mitarbeiter in einem Gastland mit geringerem Einkommensniveau ihre Bezahlung im Vergleich zu Expats als sehr ungerecht empfinden. Motivationsverlust, Konflikte und Abwanderung der Locals sind dann oft die ungewollte Folge.

Die üblichsten Formen der Zulagen während einer Entsendung sind Mietzuschüsse (ca. 58%), Heimatflüge (ca. 56%), Schulgeld für Kinder (ca. 39%) und eine allgemeine Erschwerniszulage (ca. 29%, Quelle: EXPAT NEWS GmbH).

Entsendevertrag

Entsendungen bedingen nach dem deutschen Arbeitnehmer-Entsendegesetz bestimmte Mindestanforderungen, darunter fällt auch ein schriftlicher Vertrag, der oft durch eine Zusatzvereinbarung ersetzt wird, da der Arbeitnehmer seinen ursprünglichen Vertrag oft nicht aufgeben möchte. Dieser ursprüngliche Arbeitsvertrag kann ruhend gestellt werden, lebt aber nach Rückkehr wieder auf. Um die Fortentwicklung des Gehaltskontos des Arbeitnehmers über die Dauer der Entsendung zu simulieren, werden oft Schattenkonten geführt. So erhält man zuverlässige Informationen über den Status des Arbeitsvertrages im Zeitpunkt der Rückkehr des Expats.

Der Entsendevertrag muss Details wie Bezüge, Arbeitszeiten, Urlaub, Bedingungen bei Rückkehr, Entsendungsdauer und dergl. regeln und darf dabei die Standards des Gastlandes nicht unterlaufen, selbst dann nicht, wenn man sich bei der möglichen Rechtswahl auf das Recht des Gastlandes als auf den Vertrag anzuwendendes Recht entschieden hat.

Der Vertrag und die Einhaltung der Standards sind sehr wichtig, um eine Entsendung realisieren zu können: In der EU müssen EU-Mindestanforderungen erfüllt sein, um überhaupt bis max. 24 Monate entsenden zu können. In Gastländern außerhalb der EU ist der Entsendevertrag eine der wichtigsten Grundlagen für den Erhalt eines entsprechenden Arbeitsvisums oder Employment Visa. Wer beim Entsendevertrag als Arbeitgeber patzt, dem drohen nicht nur Bußgelder, sondern unter Umständen auch das direkte Platzen der Entsendung.

Diese Punkte sollte man u.a. im Arbeitsvertrag, bzw. der Entsendevereinbarung regeln:

  • Dauer und Zweck der Entsendung, Short- Long-Term, Grenzpendler
  • Rechtswahl, d.h. das Recht welchen Landes soll dem Vertrag zugrunde liegen?
  • Ruhensvereinbarung / Wiedereinstellungsgarantie ja/nein
  • Klärung der Weisungsbefugnisse und Berichtspflichten
  • Steuern, z.B. Tax Protection / Tax Equalisation, wer zahlt / ersetzt fällige Steuern, Wirkung Doppelbesteuerungsabkommen / Wohnsitz / gewöhnlicher Aufenthalt
  • Sozialversicherung: Liegt Ausstrahlung vor, d.h. verbleibt der Arbeitnehmer in der deutschen Sozialversicherung, bzw. kann in sie zurückkehren?
  • Bilaterale Sozialversicherungsabkommen außerhalb der EU, private Absicherung im Gastland, Zusatzversicherungen, z.B. für Krankenversicherung bei hohen Behandlungskosten oder Heimtransport bei Unfall
  • Vergütung, d.h. Grundgehalt mit Kaufkraftausgleich, Incentives und Zulagen. Welcher Index liegt den Berechnungen zu Grunde? Heimatlandbezug, Gastlandbezug?
  • Verfügung über Firmenkreditkarte, Verfügungsrahmen
  • Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche, Sonderurlaub
  • Kosten für Visabeantragung, ggf. auch für Familie. Was passiert, wenn das Visum verweigert wird?
  • Kostenträgerschaft, d.h. welche Gesellschaft zahlt, Inland oder Ausland?
  • Wie und unter welchen Umständen kann der Arbeitnehmer vorzeitig zurückbeordert werden?
  • Zulagen für Heimflüge, ggf. für Familienmitglieder, Kosten für Schulen und Kinderbetreuung, Relocation-Support, interkulturelle Trainings, Orientierungs-Touren, Mobilität / Pkw, Sicherheit, Impfungen, Sprachkurse u.v.m.

Tipp: Nutzen Sie gern unsere Checkliste für Entsendungen ins Ausland.

Als eine der größten Hürden bei Expansionen ins Ausland und damit verbundenen Entsendungen sehen viele Unternehmen – vor allem KMUs – die Visa-Frage, bzw. den Erwerb des für den Zweck passenden Aufenthaltstitels im Gastland. Und obwohl für Arbeitsaufenthalte in der EU kein Visum notwendig ist, muss auch hier sehr sorgfältig geprüft werden, ob eine Entsendung oder ein Übertritt vorliegen, ob alle Bedingungen für den Zugang zum Arbeitsmarkt im Gastland gegeben sind und die nötigen Dokumente vorliegen. So kommt es nicht selten zu kuriosen Situationen, z.B. wenn der deutsche Arbeitgeber der Meinung ist, im Schengenraum könne man doch überall arbeiten, aber der Werksschutz der Firma in Spanien, in der der entsendete Arbeitnehmer eine Anlage installieren soll, den Arbeitnehmer nicht aufs Firmengelände lässt, weil dieser keine Entsendebescheinigung mit sich führt.

Tipp: Achten Sie also insbesondere als Arbeitgeber darauf, die Voraussetzungen für eine Entsendung sorgfältig zu prüfen und alle Anforderungen zu erfüllen.

Die Basisvoraussetzungen für eine Entsendung sind:

  1. Die Entsendung ist durch einen Zeitraum oder den Eintritt eines Ereignisses befristet. Innerhalb der EU sind maximal 24 Monate zulässig (Verlängerung um 12 Monate ist auf rechtzeitigen Antrag möglich)
  2. Der Arbeitsvertrag verbleibt in Deutschland
  3. Lohnabrechnung und Kostenträgerschaft verbleiben in Deutschland
  4. Der Mitarbeiter bleibt dem bestehenden Arbeitgeber gegenüber weisungsgebunden

Tipp: Lassen Sie die Finger davon, Mitarbeiter eigens für eine Entsendung einzustellen. Damit erfüllen Sie zum einen nicht die Anforderungen an die Prüfung der Entsendung und zum anderen wird das bei der Visabeantragung für Drittstaaten regelmäßig zum Problem.

Ihre Krankenkasse ist der Ansprechpartner für die Prüfung der Voraussetzungen für eine Entsendung. Dort stellt der Arbeitgeber mit dem Formular A1 den Antrag und die Krankenkasse beschafft dann die entsprechende Entsendebescheinigung, die in den meisten Ländern Europas stets mit sich geführt werden muss.

Tipp: Die Ausstrahlung beinhaltet nicht automatisch die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung! Das liegt daran, dass die Entsendebescheinigung sich ausschließlich auf sozialversicherungstechnische Aspekte des Heimatlandes, aber nicht auf das Arbeits- und Beschäftigungsrecht des Gastlandes bezieht.

Tipp: Es ist ebenfalls ein Irrtum, dass ein Drittstaatenbürger, der in einem Schengenstaat einen gültigen Aufenthaltstitel hat, unbegrenzt in anderen EU-Staaten arbeiten darf. Es müssen in einem solchen Fall sogar zwei Voraussetzungen erfüllt sein: 1. Erwerb eines Aufenthaltstitels für die Relocation in das neue Gastland und 2. Erfüllung der Voraussetzungen einer Entsendung (soweit der Arbeitsvertrag im ersten Gastland verbleiben soll). Die Blaue Karte EU kann z.B. erst nach 2 Jahren in einen Aufenthaltstitel für ein anderes EU-Land getauscht werden.

ABSCHNITT 3: ARBEITS- UND BUSINESS-VISA

Handelt es sich bei dem Ziel der Entsendung um ein Drittland außerhalb der EU wird zusätzlich neben der Prüfung der Zulässigkeit der Entsendung auch ein Visum benötigt, wenn der Aufenthalt beruflichen Zwecken dient. Für Aufenthalte bis 3 Monate reichen in den meisten Ländern sogenannte Business Visa. Diese sind dann für Dienstreisen, Kunden- oder Messebesuche oder andere dienstliche Verrichtungen im Auftrage des deutschen Arbeitgebers geeignet. Aber Vorsicht: Die Arbeitsaufnahme für einen Arbeitgeber mit Sitz im Gastland ist nicht erlaubt. Dafür braucht man ein entsprechendes Employment Visum, bzw. Arbeitsvisum.

Beispielsweise in Taiwan, Hong Kong, den USA (mit ESTA-Registrierung), Namibia oder der Ukraine ist der Aufenthalt für Business-Zwecke bis zu 90 Tage visumfrei. Dagegen vergeben die Vereinigten Arabischen Emirate Visa nur „on arrival“, d.h. man kann das Business Visum nicht bei der Botschaft, sondern erst bei der Einreise beantragen, und muss dann die notwendigen Papiere vorlegen. Die weiteren vorzulegenden Urkunden und Nachweise sind so unterschiedlich wie die Länder selbst. Eine entsprechende Vorbereitung mit ausreichendem Vorlauf ist also allemal geboten.

Tipp: Für alle Länder, in die man nicht visumfrei einreisen kann, sollte man mindestens über diese drei Dinge verfügen: Einen mindestens noch 6 Monate gültigen Reisepass, i.d.R. biometrische Passfotos und den entsprechenden Visaantrag, den es manchmal nur online gibt.

Tipp: Machen Sie sich frühzeitig mit der Webseite der ausländischen Vertretungen des Gastlandes vertraut. Wenn Wartezeiten für Termine lang sind, buchen Sie rechtzeitig einen Termin. Klären Sie mit Sachkundigen, was Sie nicht auf Anhieb verstehen. Es wird sich meist als wichtig herausstellen. Bei Visa gilt: Alles oder nichts. Wenn Sie eine von 20 Anforderungen nicht erfüllen, wird Ihnen kein Visum erteilt.

Employment Visa

Beim regulären Arbeitsvisum ist die Lage in Bezug auf die vielen Länder der Welt ebenfalls unübersichtlich. Wir behandeln hier ausdrücklich keine Visa, die man für das Auswandern, bzw. den Übertritt in Nicht-EU-Länder benötigt, sondern solche, die es ermöglichen, im Auftrage eines Arbeitgebers für einen befristeten Entsendezeitraum ins Ausland zu gehen, um dort einer Beschäftigung nachzugehen, später in das Heimatland zurückzukehren oder an einen anderen Standort entsendet zu werden.

Daher sollten von Beginn an Zweck und Dauer des Auslandsaufenthalts festgelegt werden. Dabei kann es von entscheidender Bedeutung sein, ob im Ausland z.B. Montagearbeiten im Rahmen eines Werklieferungsvertrages erbracht werden sollen, ob eine Trainingseinheit absolviert wird oder gar eine Leitungsfunktion oder Organschaft ausgeübt werden soll. Viele Länder haben auch spezielle Visa für den Intra-Company-Transfer, wenn entsendende und empfangende Stelle Teile eines Konzerns oder abhängige Tochterfirmen sind. Die Auswahl des richtigen Visums ist also sehr, sehr wichtig. Gerät man erst einmal auf den falschen Weg, ist die Entsendung in der Regel stark gefährdet. Und selbst wenn sie doch noch gelingt, werden Zeit- und Kostenrahmen gesprengt.

Folgende Kriterien sind unter anderem je nach Staat zu erfüllen, wenn Mitarbeiter aus Deutschland im Rahmen einer Entsendung ins Nicht-EU-Ausland relocatet werden:

  • Nachweis der besonderen Qualifikation für die bei der aufnehmende Stelle auszuführenden Tätigkeit, wozu auch Stellenbeschreibungen und Arbeitsverträge gehören
  • Vorrangprüfung, ob nicht auch ein Arbeitnehmer im Gastland für die Erreichung des Entsendeziels, z.B. eine Montage oder den Job als Marketing-Chef geeignet ist
  • Arbeitsgenehmigung der Behörden des Gastlandes oder andere Nachweise (wie z.B. Anerkennung von Abschlüssen), die die aufnehmende Stelle beschaffen muss
  • Einladung der aufnehmenden Stelle, Visa-Support-Brief oder Invitation Letter, Trainingspläne
  • Familienurkunden, Zeugnisse, Abschlüsse in legalisierter Form oder mit Apostille (je nach Nationalität)
  • Beglaubigte Übersetzungen von Dokumenten in die Landessprache des Gastlandes
  • Bürgschaften des Arbeitgebers oder Dritter für den entsendeten Arbeitnehmer oder Familienmitglieder
  • Führungszeugnis, Gesundheitszeugnis
  • Nachweis über ausreichende Barmittel, Nachweis einer Wohnung, Nachweis eines Bürgen oder einer Kontaktperson im Gastland, Krankenversicherungsschutz, Nachweis der Ausreisewilligkeit bei Ende der Entsendung, bzw. Verwurzelung im Heimatland u.v.m.

Grundsätzlich sollte man bedenken, dass die Vorbereitungen zum Visaantrag, z.B. die Auswahl des passenden Visums, bereits einige Zeit in Anspruch nehmen können. Dann sind oft Wartezeiten für einen Botschaftstermin zu beachten. Und schließlich kann die Antragsbearbeitung noch einmal Monate dauern. Oft ist auch ein persönlicher Termin aller das Visum beantragenden Personen in der diplomatischen Vertretung des Gastlandes erforderlich, bzw. der Antrag kann überhaupt nur persönlich gestellt werden.

Auch die Gebühren und Nebenkosten für Übersetzungen, die Beschaffung von Legalisierungen und die Ausarbeitung von Begründungen und Petitionen können erhebliche Kosten verursachen. Viele Visa haben eine sehr begrenzte Gültigkeit und verlangen daher sehr zügige Einreise, manchmal auch noch über einen vorgeschriebenen Grenzübergang oder Einreiseweg. Hier ist oft einige Flexibilität bei Arbeitgeber und Arbeitnehmer gefragt, sich an den oft nicht zu beeinflussenden Parametern der hoheitlichen Akte der Gastländer zu orientieren. Viele Länder machen Arbeitsmigration als Teil einer Abschottungsstrategie unbequem, schwierig und teuer.

Bei Familien ist es sinnvoll, dass alle Familienmitglieder das Visum gemeinsam beantragen. So kann gewährleistet werden, dass die Familie tatsächlich als Ganzes einreisen kann. In einigen Ländern stellt ein späterer Visumsantrag der übrigen Familienmitglieder ein zusätzliches Risiko dar, dass eine Einreise nicht oder durch die schlecht planbare Verfahrensdauer erst sehr viel später erfolgen kann. Schwierigkeiten bei der Familienzusammenführung können sehr belastend für alle Beteiligten sein. Das Verfahren in einem Durchgang zu erledigen ist auch in Hinsicht auf die Kosten die beste Lösung.

Die Dauer der Entsendung sollte mit dem Visa gut korrelieren, da Verlängerungen oft nur unter erschwerten Bedingungen, mit langen Vorlaufzeiten und manchmal gar nicht möglich sind. Auch die Frage der Ein- und Ausreisemöglichkeiten während der Gültigkeit sollte geklärt werden, insbesondere auch in andere Drittstaaten wie es bei sehr mobilen Arbeitnehmern, die global tätig sind, oftmals erforderlich ist. Wie oft und für wie lange darf man in welchem Zeitraum ein- und ausreisen?

Nach der Einreise sind diverse Meldepflichten zu erfüllen, in erster Linie bei den Behörden des Gastlandes und zwar je nach Land in Hinsicht auf allgemeine Meldepflichten, Arbeits- oder Ausländerrecht. Hier kann wiederum ein Relocation-Service vor Ort den nötigen Support bieten, damit alles hinlänglich und fristgerecht erfolgt. Vorsicht: Solche Meldepflichten bestehen in Bezug auf den Arbeitsmarkt und andere Regelungen, z.B. zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und der Geldwäsche auch in europäischen Ländern!

Tipp: Sehr oft erweist es sich bei zeitlich befristeten Auslandsaufenthalten als sinnvoll, den deutschen Wohnsitz nicht aufzugeben. Dadurch wird nicht automatisch eine Doppelbesteuerung ausgelöst wie manche befürchten. Genau für diese Fälle bestehen mit sehr vielen Staaten Doppelbesteuerungsabkommen.

ABSCHNITT 4: RELOCATION-SERVICES AM ZIELORT

Wenn das Visum erteilt wurde, ist es Zeit sich auf die Ankunft im Gastland vorzubereiten. Die Phase der Loslösung von Deutschland endet und das erfolgreiche Ankommen im Gastland rückt in den Vordergrund. Damit Sie nicht mit allzu flauem Gefühl im Flieger in Ihre neue Wahlheimat sitzen, hat Anders Consulting Relocation Service eine Fülle von Services im Programm, die Ihnen diese zweite, wichtige Phase erleichtern.

Tipp: Die nachfolgenden Links zu einzelnen Services beziehen sich auf Deutschland, werden aber auf die Sitation im Gastland bezogen, ebenso angeboten. Holen Sie dazu gern ein Angebot bei uns ein.

Wie bereits ausgeführt, sind es vor allem kulturelle Unterschiede, die im Gastland für Konflikte sorgen können. Doch neben dem kulturellen Bezugsrahmen gibt es eine Fülle sehr praktischer Dinge, die zu erledigen sind und die in ihrer Fülle und den sich daraus ergebenden Unsicherheiten und Risiken, professionelle Unterstützung erfahren sollten. Das sind Dinge wie Wohnungssuche, Anschluss von Strom, Internet und Handy, Schulsuche für die Kinder u.v.m.

Die Anforderungen sind dabei von Land zu Land, von Kultur zu Kultur und Klimazone zu Klimazone sehr verschieden. Daher können wir an dieser Stelle nur generalisierte Aussagen machen und vor allem auf die Bedürfniskategorien von Expats und ihren Familien hinweisen, damit in letzter Sekunde nichts vergessen wird, was zu Ärger oder Verdruss führen könnte. Da schon sehr viele Kosten angefallen sind, um an den Punkt der Abreise zu kommen, sollten nun keine unbedachten Risiken mehr eingegangen werden.

Die Konzentration des entsandten Mitarbeiters soll schnellstmöglich dem neuen Arbeitsplatz und den zu bewältigen Aufgaben zu Teil werden – und nicht den Problemen des Alltags. Was unter solchen Umständen besonders belastet, ist eine unzufriedene Familie. Relocation-Services vor Ort, die entsprechende Destination-Services anbieten, sind somit die Lösung. Das bedeutet nicht, dass bis in Detail unterstützt wird und den zu betreuenden Personen alles abgenommen wird, aber die gröbsten Stolpersteine sollen schnell, zuverlässig und kostenoptimal aus dem Weg geräumt werden.

Nach der Einreise wird in der Regel eine Form des Wohnens auf Zeit gewählt werden, denn die Wohnungssuche nimmt i.d.R. einige Zeit in Anspruch und kann daher nicht wenige Tage nach Einreise schon abgeschlossen sein. Eine kurze Phase der Orientierung macht in jeden Fall Sinn. Die Unterbringung erfolgt daher im Ausland meist durch die empfangene Stelle, die etwas vorbereitet. Alternativ kann auch ein Relocation-Consultant die nötigen Vorbereitungen treffen.

Gleich nach der Ankunft ist es sinnvoll, die ggf. erforderlichen Meldepflichten umgehend zu erledigen, wobei in vielen Ländern eine Begleitung in Landessprache und mit Kenntnissen der Vorschriften für Immigration von Vorteil ist. Hier ist also in vielen Fällen sogar die empfangende Stelle überfordert und ein Visa- oder Immigration-Experte sollte anwesend sein. Hier sind Relocation- und Visa-Agenturen in jedem Fall die richtigen Partner.

Auch wenn in vielen Ländern die meisten Zahlungen über Kreditkarte oder die empfangende Stelle abgewickelt werden können, ist die Eröffnung eines Bankkontos oft unerlässlich. Die Bedingungen und technischen Zugänge sind dabei weltweit sehr unterschiedlich.

Die ersten Erledigungen führen bereits dazu, dass man als Neuankömmling in der neuen Stadt unterwegs ist und erste Eindrücke sammelt. Mit Sicherheit haben Sie dann auch schon bald erste Schritte unternommen, den touristischen Teil des neuen Lebensmittelpunktes zu erforschen. Doch die entscheidenden Einsichten lassen sich so nur schwer gewinnen: Wo will ich wohnen und was kann ich mir leisten? Wo gehen meine Kinder zur Schule? Wie komme ich täglich zur Arbeit? Wo erledige ich die Dinge des täglichen Bedarfs? Wie sieht es mit Naherholung, Hobbies, Ausgehen, Kultur, Religionsausübung, aber auch mit Sicherheit aus? Es ergeben sich viele Fragen, die sich mit einer professionell von einem ortskundigen Relocation-Consultant geführten Orientierungs-Tour gut beantworten lassen. So werden die nun folgenden, wichtigen Entscheidungen bereits auf der Basis eigener Kenntnisse und Erfahrungen getroffen, was zu besseren Entscheidungen und weniger Unsicherheit führt.

Tipp: Machen Sie vor der Übersiedlung oder spätestens nach Einreise eine Orientierung mit einem Relocation-Experten, der die Stadt, Region und Kultur gut kennt. So steuern Sie viele Punkte Ihrer Relocation selbstbestimmt und mit besserem Erfolg.

Obwohl dies nicht die Hauptursache von Problemen während einer Entsendung ist, spielt die Wohnsituation genau wie im Heimatland eine große Rolle bei der allgemeinen Lebenszufriedenheit. In der Regel werden Deutsche in jedem Kulturkreis eine Unterbringung nach westlichen Standards bevorzugen, was in vielen Ländern den Suchkreis deutlich einschränkt. Dies ist dann auch eine Position bei den Verhandlungen zu den Zulagen im Entsendevertrag, denn in Schwellenländern sind Immobilien für westliche Ansprüche oft genauso teuer wie in Deutschland oder sogar teurer.

Besteht jedoch ein offener Wohnungsmarkt nach westlichen Standards, so gilt auch in diesen Ländern: Lieber gleich das Richtige finden als lange suchen. Voraussetzung dafür ist ein bedarfs- und marktorientiertes Suchprofil, das sorgfältig alle naiven und eventuell idealistischen Vorstellungen über den lokalen Immobilienmarkt des Gastlandes bereits eliminiert und damit die Erwartungen auf einen realistischen Level gebracht hat. Das kann je nach Land und Region mal heißen, dass mehr bekommt als man erwartet – aber auch umgekehrt.

Mit guter Kenntnis des Immobilienmarktes, der Regeln und Gepflogenheiten sowie Bekanntschaft mit den Marktteilnehmern ist es dann für einen Relocation-Consultant relativ einfach, vor Ort das passende Objekt zu finden und zu beschaffen. Es geht also nicht darum, eine riesige Fülle an Objekten zu besichtigen – was in vielen Ländern auch gar nicht möglich ist – sondern schnell das Richtige zu finden. Der Expat soll schnellstmöglich seinen eigenen Haushalt aufbauen können und sich zuhause fühlen.

Oft übernimmt die empfangende Stelle oder die Firma die Anmietung der Räumlichkeiten, aber oft ist dies auch nicht gewünscht, machbar oder aus anderen Gründen nicht vorteilhaft. Gerade dann sind die Prüfung von Mietverträgen und die Aufklärung über Rechte und Pflichten zwischen Mieter und Vermieter auf Basis des nationalen Rechts sehr wichtig, damit der Expatriate nicht während oder am Ende der Entsendung in unangenehme Situationen und Konflikte verwickelt wird.

Tipp: Soll ein Dienstleister den Mietvertrag abschließen, fällige Beträge – auch für Nebenkosten – verauslagen und dann mit Ihnen abrechnen? Dann könnte unser Expense Management Service das richtige für Sie sein.

Wer eine Wohnung oder ein Haus gefunden hat, der möchte nun bald auch einziehen und seine persönliche Habe in Empfang nehmen. Wohl dem, der schon seinen Umzug mit einem Relocation-Service geplant und umgesetzt hat und nun beim Einzug auf denselben Dienstleister vertrauen kann. Da der Relocation-Manager das voraussichtliche Einzugsdatum abschätzen kann, kann er weit im Voraus Lagerung und Auslieferung der Möbel koordinieren und für einen reibungslosen Ablauf sorgen.

Tipp: Wenn beim Einzug doch etwas beschädigt wird oder beim Auspacken kaputt ist, sollten Sie dies sofort umfassend anzeigen und die Schadenmeldung des Versicherers umgehend ausfüllen. Die Fristen sind eng und niemand will seinen Auslandsaufenthalt mit einem Haftungsprozess beginnen.

Nach dem Einzug müssen unter Umständen Gas, Wasser und Strom angemeldet werden. Auch will niemand auf Telefon, Internet und Kabel-TV verzichten. Die Bestellung und die Konditionen fallen sehr landesspezifisch aus und geben dem noch Fremden oft viele Rätsel auf. In vielen Ländern gibt es noch Monopole und Dienstleistungsbereitschaft ist ein Fremdwort. Wer hier einen Guide durch den Dschungel hat, ist wesentlich weniger frustriert und kommt viel schneller zum Ziel. In nicht wenigen Regionen stellen Korruption und Schattenwirtschaft für Deutsche ungewohnte Barrieren dar.

Besonderheiten bei Übersiedlungen von Familien

Wer mit der Familie ins Ausland geht, der hat spezielle Anforderungen. Hier seien 4 Dinge genannt, die immer wiederzur Sprache kommen:

  1. Die Suche nach geeigneten Kindergärten und Schulen und den anfallenden Kosten, besonders in Ländern, wo der Anteil der Privatschulen sehr hoch und das Angebot an öffentlichen Schulen ungenügend oder qualitativ schlecht ist. Auch die Frage der Planung sinnvoller Ausbildungswege unter Einbeziehung des Auslandsaufenthalts bewegt viele Eltern
  2. Das Kindergeld, das man auch während einer Entsendung weiterhin beziehen kann
  3. Die Anerkennung von Abschlüssen der Ehepartner, die für die Dauer der Entsendung eine Tätigkeit aufnehmen oder studieren wollen
  4. In einigen Ländern sind besonders Gesundheit und Sicherheit von Kindern ein Thema. Deutsche Eltern reagieren darauf sehr empfindlich, weil sie derartige Probleme aus Deutschland nicht gewohnt sind

Die Relocation-Experten von Anders Consulting unterstützen Sie im Ausland in allen Fragen rund um die Familie, speziell bei der Suche und Auswahl von Schulen und Tagespflege, soweit hier nicht in vielen Ländern andere Lösungen greifen, wie Privatschulen und Internate oder die Einstellung einer Nanny.

Zu berücksichtigen ist auch, dass der deutsche Führerschein – auch in Begleitung eines internationalen Führerscheins – unter Umständen nur eingeschränkt oder begrenzt gültig ist. Hier sollte man sich frühzeitig aufklären lassen, was zu bedenken ist und ob das Führen eines Pkw überhaupt risikolos möglich und sinnvoll ist, bzw. welche Alternativen es gibt.

Versicherungen

Ein weiterer wichtiger Punkt sind Versicherungen: Der wichtigste Punkt für Expatriates, speziell für solche mit Familie, ist die Vorsorge gegen Gesundheitsrisiken und Kostenübernahme bei Erkrankung oder Unfall. Diese Versicherungen sollten schon aus Deutschland geklärt und abgeschlossen sein, damit vom ersten Tag an Versicherungsschutz besteht.

In manchen Ländern bestehen u.U. auch Sicherheitsrisiken, die von normalen Policen nicht gedeckt werden, z.B. durch Kriminalität/Korruption, politische Instabilität, klimatische Bedingungen, Hygiene u.v.m. Hier ist die passende Zusatzversicherung oft besser als eine Erschwerniszulage in Cash.

Arbeitgeber sollten sich im Klaren sein, dass sie im Zweifel schon aus ihrer Fürsorgepflicht heraus, zahlen müssen, wenn dem Mitarbeiter ohne eigenes Verschulden während der Entsendung ein Schaden entsteht. In jedem Fall lohnt sich ein Beratungsgespräch mit einem auf das internationale Ausland spezialisierten Broker, der nicht nur beraten, sondern die entsprechenden Policen auch vermitteln kann.

Sozialversicherung

Bei Entsendungen in der EU sind Unfallversicherung, Arbeitslosenversicherung, Rentenversicherung und Pflegeversicherung in der Regel geklärt, wenn Ausstrahlung vorliegt. Mit vielen Ländern außerhalb der EU hat die Bundesrepublik Deutschland jedoch bilaterale Sozialversicherungsabkommen geschlossen. Dort ist jeweils geregelt, für welche Sparten der Sozialversicherung welche Regeln gelten und auf welchen maximalen Zeitraum diese anwendbar sind. So sind Entsendungen nach Japan bis zu 60 Monate Dauer erfasst und das Abkommen bezieht sich nur auf die Renten- und Arbeitslosenversicherung. Entsendungen nach Brasilien sind bis zu 24 Monate abgedeckt, wobei das Abkommen lediglich die Krankenversicherung nicht erfasst. Mit den USA wurde ein Abkommen lediglich in Bezug auf die Rentenversicherung ratifiziert; dafür sind Entsendungen bis 60 Monate möglich.

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